מדריך לניהול אינטראקציות קשות בעבודה

אינטראקציות קשות, כמו יופי, הן לרוב בעיני המתבונן. אתה עלול להרגיש שמנהלת שמדברת מהר היא בוטה מדי בעוד שעמיתך, שרוצה 'רק את העובדות', אוהב לעבוד איתה. לעתים קרובות התנהגויות נראות קשות כשהן שונות משלנו, או שהן מפריעות לספק את הצרכים שלנו. גם הבדלים בסגנונות עבודה או בערכים יכולים להוביל לבעיות. כך יכולים גם מצבים שבהם לחברי הצוות יש מטרות ויעדים שונים. סיבות שורש שונות לאינטראקציות קשות נדונות ביתר פירוט בהמשך.

האם זה שווה את הזמן שלך?

תמיד חשוב לשמור על קשרי עבודה טובים, אך לא לכל מערכות היחסים או האינטראקציות יש חשיבות שווה. בזמן שאתה חושב על שיפור יחסי עבודה, זכור את החשיבות של כל מערכת יחסים עבורך - לטווח הארוך ולטווח הקצר. אם יש לך בעיה עם סגנון העבודה של העוזר של המנהל שלך ואתה צריך לתקשר איתו מדי יום בנושאים קריטיים, לקשר הזה יש עדיפות גבוהה. אבל היית נותן עדיפות נמוכה יותר לפתרון מחלוקות עם עמית שהועבר מהפרויקט.

מה מפריע?

למידה לנהל אינטראקציות קשות טומנת בחובה יתרונות עצומים, אך היא דורשת עבודה קשה. החסמים לפתרון מוצלח נעים בין אי זיהוי הבעיה, לאמונות לא נכונות ועד לפחד פסיכולוגי ממצבים מסוימים.

סיבות השורש לאינטראקציות קשות והפתרונות שלהן

ברגע שאתה קולט שהתנהגות מסוימת גורמת לבעיות, נסה לזהות את הסיבה השורשית שלה. כמה דוגמאות בהמשך.

בעיה 1

אתה תופס בעיות בצורה שונה מהאדם האחר. לדוגמה, אתה תופס את הנחיות ההנהלה העליונה כחשובות יותר מאשר חבר צוות.

למה הם רואים את זה ככה?

לכל אחד מאיתנו יש דרך משלו לתפוס אירועים, וזה מעצב את הבנתנו את העולם. לדוגמה, אם חווית פיטורים, ייתכן שתקרא את הודעת ההנהלה על הרחבה בצורה שונה מאוד מאדם שמעולם לא איבד מקום עבודה. כאשר אנו מתמקדים בגורמים שנראים לנו הרלוונטיים ביותר, אנו מחפשים ראיות התומכות בדעותינו. וההתנהגות שלנו נובעת מההבנה הזו.

מגדר, תפקידי עבודה וניסיון בעבודה יכולים כולם להשפיע על הפרספקטיבה. הוותיק שעובד בחברה 27 שנים ויודע איך הדברים נעשו תמיד יקבל פרספקטיבה שונה מאוד מעובד חדש שיוצא מבית הספר לעסקים.

פתרון 1

כאשר עובדים עם התנהגויות שקשה לך, חשוב לברר, או לפחות לשער, לגבי נקודת המבט של האחר. כאשר אתה מסוגל להכיר בנקודת המבט האחרת ולהעריך את תפיסת המצב של האדם האחר, אתה יכול להתקדם לעבר פתרון.

נניח שאתה מוצא שההתמדה של מישהו בעבודה על נושא שאתה מחשיב כבלתי חשוב מבוסס על התפיסה שלה שהמצב קריטי - הבנה זו יכולה לעזור לך להתחיל ליישב את ההבדלים שלך.

בעיה 2

אתה מונע על ידי כוונות שונות. אתה מונע מאיכות, בעוד שעמית מונע מהישג.

מדוע האדם השני מתנהג כך?

כדי להבין את ההתנהגות של מישהו, אתה צריך להבין מה מניע אותו אדם. אפשר להיות מושפע מיותר מסיבה אחת, אבל תמיד יש גורם דומיננטי.

התנהגות עבודה מונעת לרוב על ידי הצורך:

• להשלים את העבודה באופן מיידי. לדוגמה, מי שרואה בהשלמה בראש סדר העדיפויות עשוי להיות בעל סבלנות מועטה לחכות לפרטים נוספים.
• להשלים את העבודה ללא שגיאות. מישהו שרוצה להשלים את הפרויקט ללא שגיאות עלול להחזיק במידע או להתקשות בקבלת החלטות מהירות.
• לבנות מערכות יחסים במהלך העבודה. מי שאוהב להסתדר עשוי להתקשות לתת משוב בכנות.
• לקבל הכרה בתפקיד. מי שחושק בהכרה עשוי לנסות להרחיב את אחריות הפרויקט שלו לתחום בעל פרופיל גבוה על מנת להבטיח הכרה.
• להימנע מעונש או אי אישור במהלך העבודה. מי שרוצה להימנע מהסכמה עשוי להתאמץ מאוד כדי להימנע מסיכון.

לכל מוטיבציה יש את היתרונות והחסרונות שלה. הבעיות האמיתיות נוטות להתחיל כאשר הצרכים של אנשים לא נענים. לדוגמה, אנשים שיש להם צורך גבוה להסתדר עשויים להתקשות לטעון את עצמם מחשש שלא יאהבו אותם.

פתרון 2

כאשר אתה יודע מה מניע מישהו, אתה יכול לנסות להכיל אותו או אותה, לתועלת הדדית. אתה יכול גם להשתמש במה שאתה יודע על האדם האחר כדי לצפות כיצד שניכם יכולים לעבוד יחד בצורה הטובה ביותר.

כיצד לתת מענה לצרכים של אנשים אחרים

בְּעָיָה

אתה עובד ומתקשר אחרת. אתה אוהב שכל הנושאים יהיו גלויים, אבל המנהל שלך מעדיף לטפל בנושאים אחד בכל פעם.

למה הוא או היא עושים את זה ככה?

אנשים העדיפו סגנונות עבודה ותקשורת. סגנונות מסוימים פועלים היטב ביחד, בעוד שאחרים מתנגשים.

להלן ארבעה סגנונות מועדפים עם תיאורים ופרטים על אופן הפעולה שלהם. קבע איזה מהם נשמע הכי כמוך ואיזה נראה הכי כמו האדם השני באינטראקציה שלך.

פִּתָרוֹן

לאחר שזיהית את סגנון העבודה שלך ושל האדם האחר, אתה יכול להתמקד כיצד להתאים את ההעדפות של זה.

סוגי אישים ותפקידיהם

בְּעָיָה

ההתנהגות שלך מקדמת התנהגות שלילית. לדוגמה, הערנות שלך לגבי המועדים של הפרויקט גורמת לחבר צוות לקחת פחות אחריות על עמידה באבני דרך.

מה עשיתי כדי להשפיע עליהם להתנהג כך?

התנהגויות לא עובדות בבידוד. הם תגובות למשהו או מישהו. אף אחד לא יכול לגרום למישהו אחר לעשות או להרגיש משהו, אבל עדיין חשוב להכיר בתפקידך בהשפעה על התנהגותו של אחר.

פִּתָרוֹן

כאשר אתה מודע למה שאתה עושה שמוביל להתנהגות לא רצויה אצל מישהו אחר, נסה להימנע מכך או לעשות משהו שונה. השפעה על התנהגויות היא תהליך דינמי - לעתים קרובות אתה יכול לראות מה עובד באופן מיידי. אז אם אתה לא מקבל את התוצאות שאתה רוצה, נסה משהו אחר.

איך לעבוד עם סגנונות עבודה שונים

האם כדאי תמיד לנסות לעבוד עם התנהגויות קשות?

לא. התנהגויות מסוימות קשות מדי לטיפול בסביבה עסקית, או שהתמורה אינה מספיקה כדי להצדיק את הזמן המושקע בהן. שקול את התוצאות האפשריות וקבע אם הזמן שלך שווה את זה.

אני מבין את התנהגותו של האחר, אבל אני עדיין לא נהנה לעבוד איתו. מה אני יכול לעשות?

זכרו שהפוקוס צריך להיות בתוצאות וביחסי העבודה. לא צריך לאהוב את האדם כדי למצוא שכדאי להתייחס להתנהגות הקשה שלו. שמור על מיקוד השיחה על תוצאות ועל איך לשפר את יחסי העבודה. שני אנשים יכולים לעבוד ביעילות רבה מבלי לחבב אחד את השני.

כאשר סיבת השורש היא מצב

כאשר הקושי הוא המצב ולאו דווקא התנהגות ספציפית, צריך לתקשר בצורה יעילה כדי ליישב חילוקי דעות ולהגיע להסכמות.

תקשיב קודם

'הקשיב קודם' פירושו התמקדות בלהיות פתוח ולא שיפוטי בזמן שהאדם האחר מסביר את הרציונל שלו. סוג זה של הקשבה עוזר ליצור הבנה ברורה יותר של כוונת האדם. זה גם יכול לבנות אמון והערכה הדדית.

הראה שאתה מנסה לעבוד עם מישהו

• השעה את השיפוט על ידי שמירה על דעתך פתוחה לנקודות מבט אחרות
• הקשיבו בתשומת לב למילים ולכוונה. לִרְשׁוֹם.
• תנסח את מה ששמעת כדי לבדוק את ההבנה. לדוגמה, 'מה שאני שומע אותך אומר הוא....'
• שאל שאלות להבהרה. לדוגמה, 'מה ספציפית לגבי ההמלצה שלי אתה רואה כבעיה?

ליישב הבדלים: סוגיות, עמדות ואינטרסים

כאשר אנשים נוקטים בעמדות שונות בנושא ונאחזים בהם, עבודת הצוות נעצרת. המפתח ליישוב הבדלים הוא להבין את נקודת המבט של האדם האחר על ידי שאילת שאלות פתוחות, ולהבהיר את נקודת המבט שלך על ידי הסבר הרציונל שלך.

השתמש בשאלות כדי לחשוף תחומי עניין

בדרך כלל אנשים יודעים מה הנושא שגורם לקושי ומה עמדתם לגביו. עם זאת, ייתכן שהם לא מודעים לאינטרסים הבסיסיים שמעצבים את עמדתם. כדי לחשוף תחומי עניין אלה, עליך לשאול שאלות פתוחות. לדוגמה, 'למה אתה לא מוכן לתת לי את אותה כמות זמן חופשה שיש למנהלי מחלקות אחרים?'

השתמש בהיגיון כדי להעביר את הנקודה שלך

אתה גם צריך להיות מסוגל להסביר את האינטרסים הבסיסיים שלך. ציין את עמדתך, הנתונים התומכים בה, וההשפעה של מה שאתה מציע. עורר את תגובתו של האדם האחר להסבר שלך.

ברגע שהאינטרסים שלך ושל האדם האחר מובנים בבירור, שניכם יכולים להתחיל לחפש פתרונות יצירתיים.

שלבים בסיסיים לטיפול באינטראקציות קשות

• זהה את סיבת השורש
• בחר אסטרטגיה המבוססת על סיבת השורש.
• ליישם את האסטרטגיה.
• עקוב אחר יעילות האסטרטגיה שלך

זהה את סיבת השורש

אינטראקציות קשות יכולות להיווצר בגלל:

• שני אנשים תופסים התנהגות, בעיה או מצב בצורה שונה
• שני אנשים מונעים מתחומי עניין שונים
• לשני אנשים סגנונות עבודה שונים
• התנהגות של אדם אחד מקדמת התנהגות שלילית של האדם השני.

בחר אסטרטגיה המבוססת על סיבת השורש

• נסו להבין את האינטראקציה הקשה מנקודת המבט של האדם האחר.
• שאל שאלות פתוחות כדי לחשוף את המניעים של האדם האחר.
• כאשר הסיבה העיקרית היא התנהגות, זהה את הרגש הבסיסי - פחד, דאגה וכו' - והכיר בכך בפני האדם האחר.
• כאשר הסיבה הבסיסית היא סגנון עבודה, נסה להתאים את ההתנהגות שלך כך שתקיים אינטראקציה עם האדם האחר באופן שבו הוא או הוא מרגיש הכי נוח.
• כאשר הסיבה העיקרית היא ההתנהגות שלך, שנה אותה.
• כאשר מקור הקושי הוא סיטואציה, פעלו לחשוף את תחומי העניין של הזולת ותקשרו גם משלכם.

עקוב אחר יעילות האסטרטגיה שלך

• הקשיבו היטב במהלך היישום.
• תן לאדם השני הזדמנות להגיב.

שלבים לשינוי ההתנהגות שלך

• זהה את ההתנהגות שאתה לא אוהב אצל אדם אחר.
• בדקו איזה שינוי בהתנהגות שלכם עשוי למזער את ההתנהגות הקשה אצל האדם האחר.
• חקור את הערכים והתפיסות שמקשות עליך לשנות.
• בחר אזור אחד שבו תוכל להכיל את האדם השני.
• יישם את האסטרטגיה שלך לאט.
• שימו לב היטב לשינויים בהתנהגותו של האדם האחר - הקפידו לתגמל שינויים כאלה.

שלבים להתכונן לאינטראקציה קשה

• הגדירו יחד את מטרת האינטראקציה.
• תאר את כל האירועים המשפיעים על האינטראקציה הזו.
• זהה את התוצאות הרצויות ואת כל המכשולים הקיימים.
• היו מוכנים לתאר מה יקרה אם הבעיה לא תיפתר.

שלבים לשימוש בטכניקות תקשורת כדי ליישב הבדלים

• השתמש בטכניקות הקשבה אקטיביות כדי להעביר את העניין שלך.
• גלה את תחומי העניין הבסיסיים של כל אדם
• בקשו והצעו הצעות כיצד לפתור את הבעיה.

השתמש בטכניקות האזנה פעילה כדי להעביר את העניין שלך

• הניחו בצד את התגובות שלכם והקשיבו לכוונותיו ולרגשותיו של האחר.
• בתחילה, שמור את הדעות שלך מחוץ לשיחה.
• פרפרזה על מה שאתה שומע.
• בדוק אם יש הנחות או רגשות שלא נאמרו לאדם האחר

גלה את תחומי העניין הבסיסיים של כל אדם

• הפוך את התפיסות והרציונל שלך למפורשים.
• בדוק הבנה.
• בקשו מהאדם השני להבהיר את נקודת המבט שלו או שלו.
• הכירו בנקודת המבט של האדם האחר.

בקש והצע הצעות כיצד לפתור את הבעיה

• התחל בהסכמים קטנים.
• עבוד עם רעיון אחד בכל פעם.
• התמקד בהסכמה, לא באי הסכמה

טיפים להקשבה אפקטיבית

• השעיית פסק דין
• פרפרזה על מה שהאדם השני אמר
• שאל שאלות פתוחות.
• שמרו על קשר עין והשתמשו בשפת גוף המעידה על קליטה.

טיפים לשמירה על יחסי עבודה יעילים

• דגש על גישה הדדית לפתרון בעיות.
• תהיה נגיש.
• קבל אנשים כמו שהם.
• שמור על בעיות ביחסים נפרדות מבעיות בתהליך.
• להיות.פתוח ראש.
• איזון בין היגיון לרגשות
• השתמש בהקשבה פעילה כדי לחקור, להקשיב ולהבין את האדם האחר
• התייעצו עם אחרים לפני שתחליטו על פעולה
• הסתמכו על שכנוע כדי להגיע להסכמות

טיפים לתגובה להתנהגויות מטרידות

• אתה לא יכול למנוע קונפליקטים, אבל אתה יכול לנהל את התוצאות שלהם
• התייחס להתנהגות קשה כבעיית מפרקים
• קבע הסכם בנושאי ליבה. עבוד בזמן הווה-הימנע מהתייחסות לטעויות העבר
• אל תיתפס במדיניות עין תחת עין.

טיפים לעבודה עם התנהגויות קשות במיוחד

טיפים להתמודדות עם התנהגויות ספציפיות לתפקיד

טיפים לניהול ההתנהגות הקשה של דיווח ישיר

לפני האינטראקציה:

• הפוך את הציפיות שלך מפורשות.
• הכינו את עצמכם נפשית - חזרו על איך זה עשוי להתקדם.
• התייעץ עם אדם שלישי לקבלת ייעוץ

במהלך האינטראקציה:

• קח הפסקה.
• ספור עד 10 אם הפסקה לא אפשרית.
• הכירו ודברו על הרגשות שלכם.
• קבל אחריות על ההתנהגות, אם מתאים.

טיפים לניהול התנהגות קשה של עמית לעבודה

• עבדו יחד על בעיה כדי לראות אם מטרות הדדיות יכולות לעורר אתכם לעבוד טוב יותר ביחד.
• שתף קרדיט כדי לבטל את הדגשת יריבויות.
• תן משוב לגבי הבעיות שאתה מוצא מהוות בעיה.

טיפים לטיפול בהתנהגות קשה מהמנהל שלך

• שקול אם האדם מודע להשפעה של ההתנהגות.
• נסו לקבוע אם תפיסה בסיסית לגבי העבודה שלכם מפריעה לעבודה המשותפת.

הטייק אווי האולטימטיבי

עכשיו אתה יודע כמעט כל מה שצריך לדעת על ניהול קונפליקטים בעבודה. זכרו, כל מצב שונה, אבל בדרך כלל, תרגול תקשורת טובה וניסיון לזהות את שורש הבעיה יכולים לעזור לפתור בעיות הרבה יותר מהר.

יש לך עצות לניהול אינטראקציות קשות בעבודה? ספר לנו בתגובות למטה!

תוכן זה מדויק ונכון למיטב ידיעתו של המחבר ואינו נועד להחליף ייעוץ פורמלי ואינדיבידואלי מאיש מקצוע מוסמך.